Kebijakan Pengembalian Dana (Refund)

1. Prinsip & Ketentuan Pokok

Seluruh transaksi bimbingan konsultasi dan simulasi try out di platform Konsultasi Kuliah diproses melalui gerbang pembayaran resmi Midtrans dengan metode pembayaran otomatis (QRIS dan Virtual Account Bank).

Kebijakan pengembalian dana ini disusun untuk memastikan keadilan bagi kedua belah pihak: melindungi hak peserta bimbingan atas layanan yang dipesan, sekaligus menghargai alokasi waktu dan komitmen mentor yang telah disiapkan secara khusus.

2. Kriteria Alasan Valid (Syarat Pengajuan Refund)

Pengguna berhak mengajukan permohonan pengembalian dana hanya apabila memenuhi salah satu dari alasan yang jelas dan terbukti di bawah ini:

1. Ketidakhadiran Konsultan (Mentor No-Show): Konsultan tidak hadir di ruang Zoom Meeting atau lokasi pertemuan tatap muka tanpa konfirmasi dan tidak tercapai kesepakatan jadwal pengganti bersama peserta.
2. Kegagalan Teknis Kritis pada Sistem Platform: Terjadi gangguan server atau sistem teknis pada platform Konsultasi Kuliah yang menyebabkan tautan Zoom tidak terbit atau sesi bimbingan batal terlaksana secara penuh.
3. Pembayaran Ganda (Double Payment): Pengguna mengalami pendebitan saldo lebih dari satu kali untuk satu Kode Booking/Invoice yang sama akibat kendala respons jaringan atau anomali gateway.
4. Pembatalan Berhalangan Mendesak Sisi Konsultan: Konsultan berhalangan hadir karena keadaan darurat medis atau tugas kampus wajib dan tidak ada mentor pengganti yang setara yang disetujui oleh peserta.
5. Pembatalan Pengguna Minimal H-24 Jam dengan Alasan Valid: Pembatalan yang diajukan oleh pengguna setidaknya 24 jam sebelum jadwal sesi dimulai disertai alasan yang jelas dan dapat dipertanggungjawabkan.

3. Prosedur Wajib Approval Admin

Untuk menjaga kepatuhan dan integritas operasional, tidak ada pengembalian dana yang dicairkan secara otomatis tanpa tinjauan manusia. Setiap permohonan refund wajib melalui tahapan verifikasi internal:

• Pengecekan Log Sistem & Transaksi: Admin memeriksa status transaksi pada dashboard Midtrans, log pembuatan ruang Zoom, serta riwayat presensi sesi.
• Klarifikasi Bersama Konsultan: Admin menghubungi konsultan terkait untuk memverifikasi kronologi kejadian secara objektif dalam waktu maksimal 1x24 jam kerja.
• Penerbitan Keputusan Resmi: Admin mengeluarkan status keputusan permohonan: Disetujui (Approved), Reschedule Dialihkan, atau Ditolak (Rejected) dengan disertai penjelasan tertulis kepada pengguna.

4. Prioritas Penjadwalan Ulang (Reschedule) Gratis

Sebagai platform bimbingan edukasi persiapan masuk perguruan tinggi negeri, tujuan utama kami adalah memastikan peserta tetap memperoleh bimbingan strategi akademik yang dibutuhkan.

Oleh karena itu, sebelum opsi pengembalian dana tunai diproses, Admin akan terlebih dahulu menawarkan opsi Reschedule Gratis untuk memilih slot waktu pengganti bersama konsultan yang sama atau konsultan alternatif yang setara tanpa dikenakan biaya tambahan apa pun. Apabila pengguna tetap menghendaki refund tunai dan alasannya memenuhi kriteria valid di atas, Admin akan melanjutkan proses approval refund.

5. Kondisi Tidak Dapat Direfund (Non-Refundable)

Permohonan refund tidak dapat disetujui (ditolak) apabila berada dalam kondisi berikut:

1. Ketidakhadiran Peserta (Peserta No-Show): Peserta bimbingan tidak hadir di ruang Zoom atau tempat pertemuan pada waktu yang telah disepakati tanpa pemberitahuan sebelumnya.
2. Keterlambatan Peserta Melebihi Toleransi: Peserta terlambat hadir lebih dari 15 menit dari durasi 30 menit sesi (mentor berhak menutup sesi dan sesi dianggap telah selesai terlaksana).
3. Kendala Teknis Pribadi Peserta: Gangguan jaringan internet pribadi peserta, kerusakan perangkat gawai/laptop peserta, atau pemadaman listrik lokal di tempat tinggal peserta.
4. Sesi Telah Selesai Dilaksanakan: Sesi konsultasi bimbingan telah berjalan secara penuh dan selesai sesuai jadwal.
5. Produk Digital Try Out: Pembelian paket simulasi Try Out yang telah dikerjakan atau kunci jawaban beserta pembahasannya telah diakses/diunduh.
6. Alasan yang Tidak Jelas atau Dibuat-buat: Pengajuan tanpa dasar yang jelas, berubah pikiran tanpa alasan objektif setelah jadwal dikonfirmasi, atau klaim sepihak tanpa bukti dukung.

6. Alur & Langkah Pengajuan Refund

Bagi Pengguna yang memenuhi kriteria pengembalian dana, ikuti langkah mudah berikut:

7. Estimasi Waktu Proses (Turnaround Time)

• Verifikasi & Approval Admin: 1 hingga 3 hari kerja sejak dokumen permohonan diterima lengkap.
• Pencairan Dana via Virtual Account / Transfer Bank: 3 hingga 5 hari kerja setelah approval diberikan.
• Pencairan Dana via QRIS (E-Wallet): 3 hingga 7 hari kerja (mengikuti ketentuan rekonsiliasi penerbit e-wallet dan Payment Gateway Midtrans).
• Biaya administrasi pihak ketiga (Payment Gateway) yang timbul mungkin dipotong dari jumlah pengembalian dana sesuai dengan struktur regulasi perbankan yang berlaku, kecuali jika refund terjadi akibat kegagalan murni dari pihak Pengelola.

8. Saluran Resmi Layanan Pengaduan

Untuk pertanyaan atau kendala seputar transaksi dan pengembalian dana, hubungi pengelola resmi kami: